Saiba como Realizar seu Evento com Sucesso
Exemplar 001/10
Agosto
Lú Bertini Promoter “A diferença que faz a diferença” - Tecnóloga em Eventos formada pelo Centro Universitário de Belo Horizonte, UNIBH, atua no mercado há 08 (oito) anos desenvolvendo eventos sociais, temáticos e empresariais com sucesso, projetando e executando estes e dando consultoria para empresários que sabem que um evento bem sucedido é o caminho para a obtenção de bons negócios.
Esta coluna foi criada para que você possa ter respostas para o planejamento, organização e execução de um evento, seja ele de cunho pessoal ou profissional. Sabemos que projetar um evento não é tão simples como se pensa, pois existem “pontos” cruciais para que o evento seja realizado alcançando assim seus objetivos.
Aproveitem este presente que será enviado quinzenalmente com vários assuntos de suma importância para a conquista de elogios ao final do seu evento. Além do envio através do seu e-mail os exemplares estarão a sua disposição no site www.promoterlba.eev.com.br
Deixo também um “canal aberto” para dúvidas, consultas, sugestões, críticas, enfim para que você possa se comunicar a qualquer hora que desejar através do e-mail lbaliaga@yahoo.com.br
Introdução
Enquanto você estiver lendo este, não importa onde você esteja no momento, nem que horas do dia seja, eventos estarão acontecendo. Se você estiver em Nova Iorque à meia-noite, uma sessão noturna está acontecendo em São Francisco. Quando é meia-noite em Honolulu, um grupo está se encontrado para um evento da manhã em Boston.
Um evento após outro é a arena central da história. A necessidade do ser humano de aprender e trocar experiências, opiniões e conhecimentos têm expandido continuamente, esse processo social, com a culminação nos seminários ou convenções modernos.
Hoje em dia, existem incontáveis centenas de milhares de eventos devotados a troca de informações e resolução de problemas. Para cada um desses eventos, não importa se eles duram poucas horas ou uma semana, há uma necessidade de alguém planejá-los e concretizá-lo. O evento pode ser um seminário para uma dúzia de pessoas ou uma grande convenção para milhares de participantes: o propósito não será alcançado ao menos que alguém competente esteja encarregado do planejamento, programação e condução do evento.
Deste modo, nasceu uma nova profissão – o organizador profissional de eventos. É estimado que existam pelo menos doze mil organizadores de eventos na América, servindo cada trade, indústria, grupos governamentais, sociais e profissionais. Um crescente número de organizadores de eventos têm se tornado especialista por tempo integral na arte de gerenciar eventos e convenções. Através de treinamento, experiência e sua própria educação contínua, esses profissionais têm desenvolvido habilidades e um corpo de conhecimentos que os torna aptos a juntar todos os complexos fatores envolvidos no planejamento e realização de um evento bem sucedido.
Para alguns, o papel de um organizador profissional de eventos começa com o estabelecimento do propósito e dos objetivos do evento: para outros mais comumente referidos como gerentes de eventos/gestores de eventos/promoters começam com a seleção ou recomendação de um local e datas. Aí se seguem uma grande quantidade de passos detalhados que devem ser completos e decisões que devem ser tomadas para assegurar que o evento terminará em sucesso. Isso requer a utilização de muitos sistemas, ferramentas e habilidades, todos clamando por um talento especializado formada de um conhecimento amplo de áreas técnicas, sendo muitas delas vocações próprias deles.
Uma lista parcial das muitas facetas do gerenciamento de eventos/promoter inclui o projeto do evento, planejamento da programação, marketing e relações públicas, orçamento e gerenciamento financeiro, planejamento de alimentos e bebidas, produção e apresentação áudio-visual, vendas e gerenciamento de estantes, coordenação de transportes, planejamento e gerenciamento de entretenimento e hospitalidade, gestão de equipe, gerenciamento de custos, ética e legislação, diagnóstico de mercado, assessoria de comunicação, responsabilidade sócio-ambiental. O organizador profissional é um negociador efetivo de contratos com hotéis, companhias aéreas e de ônibus, auditoria, salões de exposição, animadores e prestadores de serviços. O organizador profissional entende dos equipamentos e técnicas audiovisuais, métodos de promoção, terminologia de gráfica e aplicações de pessoal.
Tal lista parcial fornece uma ampla evidência que as estratégias para se produzir um evento de sucesso, mais particularmente uma grande convenção, são muito complexas para um organizador inexperiente. O gerente profissional/promoter de eventos tem acumulado conhecimento especializado e habilidades de organizações refinadas. Um senso de lógica, uma habilidade para comunicar-se e uma grande consideração por detalhes são essenciais, assim como autodisciplina, paciência e tato. Um evento longo e complexo geralmente exige uma quinzena de dezoito horas por dia: consequentemente, vigor mental e físico é igualmente importante.
Matéria do próximo exemplar: Conceito, características, etapas e tipos de eventos.